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面接の日程を変更したい!電話やメールでの伝え方は?連絡のタイミングはいつがベター?

転職活動・就職活動で採用面接を受けるとき、面接日程を決めた後で、都合がつかなくなることもありますよね。
在職している場合は現在勤務している仕事の都合で採用面接の日に休めないシフトが入ってしまうことや、育児や家族の介護など急な用事で面接に行けない状況が発生してしまうこともあるでしょう。

面接の予定を変更してもらう連絡の仕方について、相手に悪い印象を与えないように、重要なポイントをまとめました。

日程変更のお願いはなるべく早く!

面接予定日に行くことができないことがわかったら、すぐに担当者に連絡しましょう。連絡は早い方がいいです。

採用担当者も面接のためにスケジュールを確保しています。日程変更の連絡が遅くなれば遅くなるほど、先方の業務に支障をきたす可能性が大きくなります。

日程変更のお願いはできるだけ早く行いましょう。
直前や当日の日程変更は避けたいところです。

連絡方法は、電話とメールどっちがベスト?

電話とメール、どちらで連絡するかは、状況によって使い分けることをお勧めします。

●日程に余裕があればメールでOK
面接日まで日程に余裕があるときにはメールで連絡することをお勧めします。特にこれまでの連絡手段として、メールでのやりとりをしていた場合はメールを優先的に活用しましょう。

別の候補日を伝えるのであれば、電話による口頭連絡よりも、文字として残るメールの方が先方も再調整しやすいでしょう。

●前日・当日は電話連絡を
前日や当日の日程変更の場合は電話で連絡するようにしましょう。
急ぎの用件を伝える場合には、確実に担当者に連絡ができる電話の方が適しています。

もちろん、前日や当日などの急な日程変更は先方にも迷惑がかかるのでできれば避けたいところではありますが、やむを得ない事情の場合はお詫びをし、電話で日程変更のお願いをしましょう。

●小規模事業所は電話連絡がベター
小規模な介護サービス事業法人の場合、メールでの連絡を日常的に行っていない場合もあります。メールチェックの頻度も、他の業界に比べると少なく、電話やFAXを主な連絡手段にしていることが多いのが介護業界の特徴です。
メールを出したものの、担当者に読まれていない、という可能性もあります。

これまでのやりとりで、電話連絡をメインにしていた場合は、時間に余裕があっても、メールではなく電話で連絡をした方が無難でしょう。

●電話をする時間帯は?
電話をする時間帯は、担当者側の都合も考慮しましょう。

例えば、面接先がデイサービスの管理者などの場合、朝9時台や夕方17時台などは、利用者の送迎に出ており、不在になる可能性が高くなります。

通所系サービスの担当者であれば、日中の時間帯に連絡する方が事業所にいる可能性が高いでしょう。
連絡が早い方がいいのは当然ですが、できれば担当者に連絡が付きやすい時間帯を考慮して電話連絡することをお勧めします。

電話で連絡した後、改めてお礼をメールで伝えることができると、印象も良くなるでしょう。

面接日程変更を電話で伝えるときのマナー

●周りの環境に注意!
まず、電話をする環境に注意しましょう。
騒がしい場所・雑音の多い場所などを避け、静かな環境で連絡するようにしましょう。
携帯電話から発信するときには、電話回線が途切れないよう電波状況にも注意しましょう。

在職中の方が職場から電話する場合もあると思いますが、他の職員などの目が届かないような場所から連絡することを心がけましょう。

●用件をコンパクトに!
用件をコンパクトにまとめることも大切です。
相手側は業務時間中ですので、通話時間はあまり長くならないように配慮しましょう。こちら側の事情や理由など、詳細を説明するのは後でも構いません。もちろん、質問されたときにはしっかり事情を説明しましょう。

面接に行けなくなった理由や、変更する面接の予定日の調整はその後でメールで送ることもできます。
まずは用件を簡潔に伝えることを心がけましょう。

連絡する内容は事前にメモに取っておくこともお勧めします。電話での連絡は緊張するもので、伝えるべきことが抜けてしまうこともあります。

●体調不良でもきちんと説明すればOK
体調不良などでやむなく面接予定を変更する場合もあります。特に発熱などの症状があるときには無理をせず状況を説明し、面接日を変更してもらいましょう。
感染症によるリスクの非常に大きい介護分野での面接であればなおさら慎重に判断するべきですし、面接予定を変更したことだけが原因で採用の可否に影響が出ることはないでしょう。

これでOK!面接日程変更を電話で伝えるときの会話例・基本フレーズ

それでは、電話で、当日に面接予定の変更をお願いするとき、どのように伝えたらいいのでしょうか?
実際の会話の流れに沿って、伝え方の例をご紹介します。

<電話連絡の例>
自分「お世話になっております。本日面接の予定をいただいている○○と申します。本日の面接の件で電話いたしました。採用担当の△△様はいらっしゃいますか。」

採用担当「お待たせしました、△△です。」

自分「お忙しいところ大変恐れ入ります。本日15時から面接予定の○○です。今、お時間頂いてもよろしいでしょうか?」

採用担当「はい。」

自分「ありがとうございます。ご調整いただいている本日の面接ですが、体調不良のため、お伺いすることができなくなりました。大変申し訳ございません。もしよろしければ、面接の日程の変更をお願いしたく、ご連絡させていただきました。」

採用担当「わかりました。ではまた別の日に予定を改めましょう。来週以降で、候補日があればいくつかメールで教えてください。」

自分「ありがとうございます。後ほどメールにてご連絡いたします。ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありませんでした。」

 
このように、予定のキャンセルをお詫びするとともに、日程変更してもらえる時にはお礼を必ず伝えることを心がけましょう。

メールで面接日程変更をお願いするときの例文とマナー

面接日程の調整にこれまでメールを使っていて、面接日まで時間的に余裕があるときには、メールで日程変更のお願いを伝えるようにしましょう。

メールの例文と、書き方のポイント・注意点をチェックしておきましょう。

件名:面接日程の変更のお願い(〇〇=自分の名前)
――――――――――――――――――――
株式会社□□
採用担当 △△様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいております○○と申します。
先日は、面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、面接予定日の●月●日の勤務シフト調整が困難になり、予定の日時で面接に伺うことができなくなりました。
恐れ入りますが、別の日時での面接日程を調整していただくことは可能でしょうか。

もし可能であれば、来週以降、下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。

●月●日 15:00以降
●月●日 終日
●月●日 11:00以降

この度はご調整いただいた日程を変更することになり大変申し訳ありません。
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————–
〇〇(自分の氏名)
〒000-1111
□□県□□市□□1234-5678(住所)
電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@xx.ne.jp
——————–

 
●メールの書き方のポイント・注意点
(件名)
件名を見て用件がわかることが理想です。
「面接日程の変更のお願い」など用件をコンパクトに記載し、自分の名前を入れておきましょう。

(宛名)
本文の文頭に記載する宛名は、社名・部署名・担当者名(フルネーム)を書くようにしましょう。

(挨拶)
メールの場合は「貴社」を使いましょう。
「御社」は話し言葉の時、「貴社」は書き言葉の時に使います。
自分の名前と応募している者であることを簡潔に伝えましょう。

(用件)
印象を悪くしたくないからと言って、面接できない事情を詳細に伝えたいところですが、理由はできるだけ簡潔に伝えましょう。

お詫びを伝えたうえで、可能であればと記載した上で、再調整可能な日程も書いておきましょう。一度面接予定を変更しているので、二度目があると印象は悪くなります。確実に面接に行ける予定を最低3つは候補として記載しましょう。

(お詫びとお願い)
最後に改めて丁寧にお詫びの言葉とお願いを伝えるようにしましょう。
文末には名前や連絡先など署名として記載しておくことをお勧めします。

文章を書くにあたり、正しい敬語を使えていればより印象も良くなりますが、丁寧な書き方ができ、誠実さが伝わることが一番大事です。

まとめ

面接日を変更してもらいたいときの連絡方法とポイントについて紹介しました。

・面接日まで日程に余裕があるときはメールで連絡
・前日や当日のキャンセルは電話で
・再調整の面接候補日として最低3つは用意する
・メールの文面マナーに注意し、誠実さが伝わるように意識する

これらの要点を押さえれば、相手に失礼のない日程調整をスムーズに行えるでしょう。

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