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面接に遅刻しそうなときの正しい対応法&連絡内容の例文

転職活動・就職活動において重要な分岐点である面接。面接には入念な準備と細心の注意を払って当日を迎えることになりますが、電車の遅延や道に迷った、仕事が長引いてしまったなど、想定外の理由で遅刻してしまうことがあります。
面接での遅刻は大きなマイナスイメージとなってしまうので、そのダメージをできる限り小さくするためには誠意をもった対応が求められます。
今回は、面接当日に遅刻しそうになった時の対応について紹介します。

目次
遅刻しそうな時はすぐに連絡を!
伝える内容は?
連絡のしかたは?メールはNG?
失敗しない伝え方&謝罪の例文
まとめ

遅刻しそうな時はすぐに連絡を!

面接は求職者だけでなく企業側も入念な準備を行い、当日を迎えています。そのため、求職者の遅刻というのは企業側の予定をも大きく狂わせてしまうので、遅刻が分かった段階ですぐに採用担当者へ連絡を入れるのがマナーとなります。

そしてポイントは「できる限り早く」です。早ければ早い時間であるほど、企業側への迷惑が少なくなります。たとえギリギリ間に合うかもしれないといった状況でも、結果的に遅刻してしまっては大きな迷惑となるので、ギリギリの状態であってもすぐに連絡をした方がよいでしょう。

伝える内容は?

伝えることについては以下の通りです。

1.名前
遅刻でパニックになって名前を伝え忘れる方がまれにいますが、まずは落ち着いてしっかりと自分の名前を伝えてください。その際に、面接予定時間を伝えると親切です。

2.採用担当者の所在確認
採用担当者がまだ面接会場でなく事務所等にいる場合もあります。できる限り、採用担当者に直接謝罪の言葉を述べた方がよいので、採用担当者へ代わってもらうよう窓口の方に伝えましょう。
もちろん、すでに面接会場や打ち合わせに入っている場合は、伝言の依頼でも構いません。

3.遅刻の理由
最も重要なことです。なぜ、遅刻をしてしまったのか具体的に伝えましょう。
なお、遅刻の理由が外的要因によるトラブル(電車の遅延や事故渋滞など)であればその旨を伝えればよいのですが、自らの責任によるもの(寝坊や道に迷った)の場合は、かなり悪い印象となります。しかしながら、決してウソはつかず正直に伝えましょう。

4.謝罪の言葉
外的要因によるトラブルでも自らの責任によるものであっても、うわべだけの謝罪は絶対にしないでください。採用担当者はすぐに気づきます。どちらのケースでも企業側に大きな迷惑をかけているので、誠意をもってお詫びをしましょう。

5.対応方法
今、自分自身ができることは全て行うという覚悟をもって、面接を受けさせてほしい旨を伝えましょう。

6.到着時間の目安
少しでも挽回しようと到着時間を早く伝える方がいますが、その到着時間に間に合わなかったら、さらに悪い印象となってしまいます。到着時間は余裕をもって伝えてください。企業側もその時間に合わせて行動するので、自分だけの問題ではないということを忘れないでください。

連絡のしかたは?メールはNG?

メールで遅刻の連絡と謝罪を行う方もいますが、採用担当者がメールソフトを常時起動しているとは限りません。そして、採用担当者の中には謝罪の気持ちが感じられないと思う方もいます。そのため、電話で直接採用担当者へ遅刻の連絡をすることが原則となります。

ただし、電車やバスの中では電話ができません。そのような特別な状況の場合については、第一報としてメールで遅刻の連絡を行うことはやむを得ないといえます。
その場合でも電車やバスの外に出られるようになったら、すぐに採用担当者へ電話をしてください。

失敗しない伝え方&謝罪の例文

電話で遅刻を伝えるときの、例文を紹介します。

1.遅刻する旨を伝える
いつもお世話になっております、本日●●時から面接の約束をしております〇〇と申します。採用担当の△△さんをお願いしたいのですが。
(採用担当者へつながる)
いつもお世話になっております、本日●●時から面接の約束をしております〇〇と申します。大変申し訳ありません。

2.遅刻理由を伝える
電車遅延の場合
「人身事故の影響により現在、電車が止まっている状況です。大幅な遅れとなる見込みであることから連絡させていただきました。」

道に迷った場合
「ただいま、御社に向かっているのですが、道に迷ってしまいました。このままでは面接のお時間に遅れてしまうため連絡をいたしました。」

前の予定が長引いた/仕事が長引いた
「現在、事前に入っていた予定(仕事)が長引いてしまい、面接のお時間に間に合いそうにありません。」

体調不良/寝坊
「本日体調不良により起床時間が遅くなってしまい、面接のお時間に間に合いそうにありません。」

3.到着予定時間を伝える
到着時間が分かりそうな時
貴重なお時間をいただいているにも関わらず、大変申し訳ありません。
そしてご迷惑をおかけしているうえに大変恐縮ではありますが、もし機会をいただけるようでしたら、到着時間がXX時となってしまいますが、面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。

到着時間が分からない時
貴重なお時間をいただいていているにも関わらず、大変申し訳ありません。
到着時間がまだ分からない中で、大変なご迷惑をおかけしておりますが、もし機会をいただけるようでしたら、面接を受けさせていただきたいのですが可能でしょうか。

4.謝罪の言葉を伝える
お忙しい中ご迷惑をおかけして、重ね重ね誠に申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
(到着時間が分からない時は分かったらすぐに連絡すること)

まとめ

面接での遅刻で一番やってはいけないことは、一切の連絡もなしに面接を欠席することです。非常識という印象を与えてしまうばかりか、履歴書から出身大学や高校、前職なども分かるため、これら大学や高校、前職の企業までもが悪い印象になりかねません。
遅刻はもちろんいけないことですが、遅刻に対しいかに誠意をもって謝罪し、その後の対応をするのか。社会人としての最低限のマナーは心得てください。

 

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