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履歴書の封筒の基本マナー!書き方や送り方、必要なものは?

履歴書の封筒の基本マナー!書き方や送り方、必要なものは?

履歴書職務経歴書をいくら一生懸命書いたとしても、それを入れる封筒のマナーがなっていないとその段階で人事担当者の印象を悪くしてしまうことがあります。

例えば、採用後に取引先やお客様にお知らせや請求書などを郵送する際に、封筒のあて名のマナーがなっていなかったり、封筒の大きさが誤っていたりすると相手に失礼にあたります。
封筒は相手が最初に見るものであるため、その段階で不快感を与えないことが重要です。

今回は、意外と盲点でもある履歴書送付のマナーや、封筒の準備、書き方、送付のステップを詳しく解説します。

封筒の準備

履歴書はA4サイズ(A3二つ折り)かB5サイズ(B4二つ折り)が基本となります。

そのため、履歴書を郵送するときは、応募書類を折ることなく入れることができる定形外の封筒(特に角型2号封筒)を使用するようにしましょう。

また、郵送中に応募書類がくしゃくしゃにならないようにクリアファイルに挟んでから封筒に入れるようにしましょう。

封筒の色についてですが、履歴書の場合は「白色」がよいといわれています。
よくお店などで見かける茶色い封筒は一般的な事務用として使用されるものになります。履歴書の封筒が茶色いと会社に届く数多ある書類の中に埋もれてしまい、探し出すのに苦労することがあります。

また、白い封筒には履歴書が入っているという社会的な一般認識があるため、「履歴書は白い封筒へ」ということを意識しておきましょう。
履歴書と白い封筒はセットで売られている場合もあるので、一緒に買っておくとよいでしょう。

送付状の準備

送付状は履歴書のみならず、様々な書類の送付において添付されます。
例えば相手先に請求書を郵送する場合に、ただ請求書のみを郵送するのではなく、送付状に「いつもお世話になっております。先日は〇〇の件でご依頼いただき誠にありがとうございました。請求書をお送りいたしますので、よろしくご査収ください」とひと言添えておくだけでも丁寧な印象を与えることができます。

同様に応募書類においても、ただ履歴書だけを郵送するのではなく、送付状が相手への気配りであると考え、作成するといいでしょう。

■送付状の書き方とポイント
送付状の書き方とポイント

1.日付は郵送日または応募書類持参日
到着日を記入するものだと思われがちですが、地域や状況によって到着日が異なるため郵送日が一般的です。
なお、記入例は西暦で記載していますが、和暦でも構いません。ただし、履歴書や職務経歴書が和暦なのに、送付状だけが西暦だとマナーがなっていないと思われることもあるため、表記は統一した方がよいでしょう。

2.相手の会社名と人事担当者名

【担当者の名前がわかっている場合】
社会福祉法人○○
採用人事担当 △△ △△ 様
【担当者の名前がわからない場合】
社会福祉法人○○
人事部 御中

人事担当者の名前が公表されている場合は、会社名と担当者名を記載します。この場合は個人あてになるため、「様」を付けます。

人事担当者が名前でなく部署である場合は、会社名と担当部署名を記載します。その場合は最後に「御中」を付けるため、例えば人事部が担当であるなら「社会福祉法人〇〇 人事部 御中」になります。

まれに株式会社を省略して(株)と書く方もいますが、省略は絶対にしないように、正式名称を書くようにしましょう。

3.自分の連絡先(郵便番号、住所、氏名、連絡先)
連絡先としては電話番号が必須となりますが、メールアドレスについてはFAXがあればFAX番号でも構いません。
送付状の場合は見積書や請求書とは異なり、押印は不要です。

4.タイトル
タイトルのフォントは本文よりも大きくして中央に揃えておきましょう。

5.頭語・時候のあいさつ

【例】(12月の場合)
拝啓 師走の候、貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます。

頭語は「拝啓」となります。「前略」はあいさつを省く意味で用いられるため、使用しません。

時候のあいさつについては、日付に合わせたあいさつ文を入れます。
Microsoft Wordで送付状を作成する場合、差し込み文書のあいさつ文で時候のあいさつ文のリストが出てくるため、その中から選んで挿入することで簡単に文章が完成します。あいさつ文が不慣れな方は頼ってもいいかもしれません。

6.本文1
ここからは本文となります。
まずは応募にあたり、履歴書と職務経歴書をお送りする旨を記載します。

会社によっては複数の求人サイトで求人情報を掲載していることもあるため、どこから得た求人情報であるかを記載しておくと、なおよいでしょう。

7.本文2
履歴書や職務経歴書でも志望動機等を記載する欄がありますが、そこでは記載できなかったことや特に強調したいことなどは送付状で記載することもできます。

ただ、送付状での志望動機や自己PRはあくまで送付状の意味合いを反さない範囲での記載が求められるため、長すぎる志望動機や自己PRはNGとなります。

簡潔にまとめて記載することを心がけましょう。
送付状とはいえ自分をアピールできる補助的ツールでもあるのでぜひとも活用するとよいでしょう。

8.締めの言葉
履歴書や職務経歴書を郵送するときの送付状の役割で一番重要なことは、面接の機会を設けてほしい旨を伝えることです。
最後は面接のお願いで締めるのがよいでしょう。

9.結語
頭語の「拝啓」に呼応する結語は「敬具」です。

10.同封書類の記載
最後に、同封する書類の内容とその枚数を記載します。

送付状における同封書類一覧は、箇条書きで伝えるのが通常です。
「記」で書き始めて、同封書類名を箇条書きにし、「以上」で書き終えます。

封筒の書き方例

履歴書・職務経歴書、白い角型2号封筒とクリアファイル、そして送付状が準備できたらいよいよ封筒にあて名などを書く作業になります。

封筒を書くときに使用するペンは、鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンは使用しないように注意しましょう。
そして、なるべく限り太いペン(サインペン)を使用します。
封筒の書き方例封筒の書き方例

【封筒記入の注意点】
・住所については同じ地域であっても、都道府県名からしっかり記入することが重要です。数字については漢数字でもアラビア数字でも構いませんが統一しましょう。

・あて名は一番大きくします。
個人あての場合は「様」で、会社や部署など特定の個人以外の場合は「御中」を使用します。
よく悩みがちなのが、個人あてでも個人名が分からないときです。その場合は「〇〇ご担当様」とするとよいでしょう。くれぐれも「ご担当様 御中」と併用しないようにしましょう。

〇「採用ご担当者様」
×「採用ご担当者御中」

・会社名は正確に。株式会社を(株)にするなど省略はしないようにしましょう。

・封筒の表面の左下に「応募書類在中」と赤字で書きましょう。封筒によっては最初から記入されているものもあります。

・自分の住所や氏名は裏面に記入します。電話番号やメールアドレスまでは送付状で記載するので必要ありません。

封筒送付のマナー

封筒にあて名などを記入したらいよいよ郵送です。
送り方のマナーや注意点を紹介します。

まず、気を付けてほしいのが、求人期間の期限内に郵便が届くかどうかです。
期限に余裕がある場合は普通郵便でも十分なのですが、期限が迫っているようでしたら速達を利用するなどして期限内に確実に届くようにしましょう。

なお、確実に相手へ届けることを重視するがあまりに書留で応募書類を郵送する方がいますが、大企業であればあるほど採用人事の担当者は多くの応募書類を受け取るため、書留にすることでかえって相手に面倒をかけてしまうこともあります。
そのため、書留という方法はおすすめしません。

郵送時は基本的に相手に連絡をしなくてもよいのですが、相手に応募書類が届いたかどうかが不安でどうしても確認をしたい場合は電話でなくメールで郵送した旨を伝えるとよいでしょう。

次に応募書類は先述のとおり、折り曲がらないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れます。クリアファイルに入れる書類の順番は以下のとおりです。

1番上 送付状
2番目 履歴書
3番目 職務経歴書
4番目 その他の応募書類

クリアファイルを封筒に入れたらのりで封をして〆印をします。
まれにテープやガムテープで封をしている方もいますが、印象が悪いためのり付けすることを心がけましょう。

最後は郵便局に封筒をもっていき、窓口で料金を確認してから郵送しましょう。
郵便局に直接持ち込んだ方がよい理由としては、ポストよりも短い時間で相手へ郵送物が届くことが挙げられます。

また、料金が不足していて郵送物が戻ってきてしまうことを防止することも可能です。
切手は記念切手ではなく、普通の切手の方が無難です。

封筒で履歴書を送るときの切手代はいくら?

応募書類を入れた封筒は直接郵便局へもっていくのが最も確実です。

日中はお仕事をしながら転職活動をしている方も多いと思いますが、その場合でも夜間対応可能な郵便局(主に地域の中核となる郵便局)にもっていき、料金を確認してから郵送するようにしましょう。

切手代については、クリアファイルに送付状、履歴書、職務経歴書をそれぞれ1枚ずつ角型2号封筒に入れると、140円もしくは210円で送ることができます(2020年12月現在)。

最後に

郵送業務はビジネスマナーの基本です。
いくら一生懸命書いた履歴書や職務経歴書でも、郵送のマナーがなっていないことで評価を落とされてしまってはせっかくの努力が無駄になってしまいます。

応募書類の封筒における基本マナーで特に重要なのは送付状の有無です。
送付状があるかないかだけでも印象が変わることがあるため、履歴書と職務経歴書ができればすべて完了ではないということは押さえておくとよいでしょう。

そして、封筒に書く字は直筆になるため、あらかじめ何度か練習をしてから書くことをおすすめします。

封筒一つでも人柄が表れます。最後まで気を抜かずに完成させましょう。

転職のステップガイドはこちら

■ 転職活動の準備
■ 履歴書の書き方
■ 職務経歴書の書き方
■ 自己PR 例文集
■ 志望動機 例文集
■ 面接対策

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