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履歴書をメールで送りたい!例文とマナー、送信方法の基本をまるごと解説

履歴書をメールで送るには?例文とマナー、送信方法の基本をまるごと解説

近年、転職活動でもメールでのやりとりが増えています。
採用担当者から「履歴書をメールで送ってください」と指示されることもあります。
普段メールはもちろん、あまりパソコンを使っていない方にはハードルが高い要求ですよね。

今回は、履歴書をメールで送る方法とマナーについて紹介します。

履歴書をメール送信するときはどうやって作る?

まずは、履歴書のファイルを作成する方法について紹介します。

履歴書は、Word(ワード)やExcel(エクセル)など様々なファイル形式で作成することができます。ただ、メール送信するときのファイル形式はPDF形式であることが望ましいです。

ワードやエクセルファイルで送ることもできますが、送信側・受信側のワード(もしくはエクセル)のバージョンが異なるために、受け取った側では見栄えが異なってしまう可能性があります。
履歴書のレイアウトが崩れてしまうことなどもあります。

また、ワードやエクセルの場合は、受信した企業側が誤って内容を編集・変更してしまうこともあります。

メールで送る履歴書は『PDF』で!

PDFの場合は、送信側・受信側の見栄えの違いが少なく、作成後は内容を編集することができないというメリットがあります。

手書きの履歴書をスキャナーでスキャンして画像として送信する、もしくはカメラで撮影して画像ファイルで送信するという方法もあります。
しかし、画像ファイルは文字がつぶれて読みにくくなるデメリットがあり、細かい文字の多い履歴書を送付するのには適しません。

以上の理由から、履歴書をメールで送信する際にはPDF形式で送ることをおすすめします。

コピペして使える!履歴書をメール送付するときの例文

メールで履歴書を送付するときには、履歴書だけを送信するのではなく、メールで本文を送り、メールの添付ファイルとして履歴書を送ります

履歴書を郵送する場合には送付状を一緒に送ります。
メールで送る場合は送付状を添付しませんが、送付状の代わりがメールの本文になります。

好印象につながるメール例文を参考に、必要な内容を書き替えてご利用ください。(例文は、採用担当者からメールで履歴書を送付するように指示された場合を想定しています。)

<例文>

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)

【本文】
株式会社○○○○
採用担当
○○○○様

○○職で応募いたしました○○○○と申します。

先日ご指示いただきました履歴書を添付ファイルにて送付いたします。
お手数ですがご査収のほど、よろしくお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

==================
■氏名 ○○○○
■郵便番号 ○○○-○○○○
■住所 ○○県○○市〇〇 〇-〇-〇
■電話番号 ○○○-○○○-○○○○
■メールアドレス ○○○@○○○
==================

電子メールのビジネスマナーは大丈夫?

送信するメールは「件名」「宛名」「挨拶」「用件」「結びの言葉」「署名」で構成されています。
それぞれの注意点やマナーについて解説します。

■件名
「件名」はシンプルに書くことを心がけましょう。受け取った側が、件名を見るだけで何のメールかわかることが重要です。

「履歴書送付の件」や「○○職応募の件」などの用件に続けて、自分の氏名(フルネーム)の記載をおすすめします。「履歴書等送付の件(氏名)」や「〇〇職応募の件/履歴書(氏名)」のように、件名を見るだけで何のメールかがわかるようにしておくことがベストです。

メールを受け取る採用担当者のもとには応募者からも多数のメールが届くため、わかりやすい件名にすることが重要です。

■宛名
本文の書き初めには「宛名」を書きます。ここでいう宛名は、履歴書を受け取る採用担当者のことですので、応募先会社名と採用担当者の氏名を書きます。

会社名は(株)や(有)などと略さず、「株式会社」「有限会社」と書きましょう。
介護施設の場合は施設名だけでなく、法人名から書くことをおすすめします。もちろん、法人名を書くときには(福)など略さずに社会福祉法人とし、「社会福祉法人○○会 特別養護老人ホーム ○○園」のように書きましょう。

担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」と記載します。名前がわかっているときには「採用担当 〇〇〇〇様」と氏名をフルネームで書きます。

■挨拶
次に挨拶ですが、ここでは自己紹介を簡潔に書きます。
必ずフルネームで自分の名前を書きましょう。

状況によって異なりますが、すでに面識がある場合は「このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます」や「先日の説明会ではお時間をいただき、ありがとうございました」など、感謝の言葉を一言加えるといいでしょう。

具体的な自己PRは履歴書に記載しているので、ここでは簡潔に氏名を伝え、挨拶をする程度に留めましょう。

■用件
用件も簡潔にまとめるといいでしょう。
履歴書を添付ファイルで送付することについて、簡潔に記載します。

パスワード保護をする場合は、ファイルをパスワードでロックしていることや、別のメールでパスワードを送信することについての説明を加えましょう。

■結びの言葉
結びの言葉も長くならないよう、シンプルにまとめましょう。

時間を割いていただいていることに感謝を示すため、「恐れ入りますが」や「何卒よろしくお願いいたします」などのビジネス定型文を使ってメールを締めましょう。

面接を希望する場合は、採用担当者へ面接のお願いをし、こちらの意思を伝えましょう。

■署名
メールに署名をつけるのはビジネスマナーとして必須です。

署名欄を囲む場合も、派手な飾り文字を使うのではなく、シンプルにまとめましょう。
署名のメールアドレスが送信しているメールアドレスと同一のアドレスかどうかも確認しましょう。

転職の場合は、現在勤務している会社のメールアドレスを使うのではなく、プライベートのメールアドレスを使うようにしましょう。

個人情報に注意!履歴書を添付するときはパスワードを

パスワード保護した履歴書をメール送信する場合は、メールを2通送信します。履歴書を添付したメールと、パスワードを記載したメールです。

パスワードで履歴書ファイルを保護して送信する場合は、安全性を高くするため、履歴書を添付したメールと、履歴書を開くためのパスワードを書いたメールは別のメールで送るようにしましょう。

パスワードを送るメールは、以下のような例文でおくるとよいでしょう。

<例文>

【件名】
パスワードの件(氏名)

【本文】
株式会社○○○○
採用担当
○○○○様

お世話になっております。
○○○○です。

先に送付させていただきました履歴書ファイルのパスワードをお送りいたします。

パスワードは以下の通りです。

パスワード:○○○○

お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

==================
■氏名 ○○○○
■郵便番号 ○○○-○○○○
■住所 ○○県○○市〇〇 〇-〇-〇
■電話番号 ○○○-○○○-○○○○
■メールアドレス ○○○@○○○
==================

以上が履歴書をメールで送る際の注意点とビジネスマナーになります。

メールへの履歴書の添付方法

メールに履歴書を添付する方法を具体的に解説します。代表的な3つのメールソフトのファイル添付方法を紹介します。

■Gmail
[パソコン版]
1.インターネットからパソコン版Gmailを開く
2.「作成」ボタンをクリックしてメール作成画面を開く
3.添付アイコン(クリップのマーク)をクリックする
4.添付するファイル(履歴書)を選択、「開く」をクリックする
5.メール作成画面の下部に添付ファイルの名前が表示される
6.送信先メールアドレス・件名・本文を入力し、「送信」ボタンをクリックする

[Androidアプリ]
1.Gmailアプリを開く
2.メール作成アイコン(鉛筆のマーク)をクリックする
3.添付アイコン(クリップのマーク)をクリックする
4.[ファイルを添付]か[ドライブから挿入]のうち、「ファイルを添付」を選択
5.添付するファイル(履歴書)を選択、「開く」をクリックする
6.送信先メールアドレス・件名・本文を入力し、「送信」ボタンをクリックする

■Outlook
1.メールソフト「Outlook」を開く
2.新規メール作成画面を開く
3.「メッセージ」タブをクリックする
4.「ファイルの添付」ボタンをクリックする
5.「このPCを参照」をクリックする
6.添付するファイル(履歴書)を選択、「挿入」をクリックする
7.「添付ファイル」の欄に選択したファイルの名前とファイルサイズが表示される
8.送信先メールアドレス・件名・本文を入力し、「送信」ボタンをクリックする

■Yahoo!メール
1.インターネットで「Yahoo!メール」を開く
2.件名の下にある「添付ファイル」ボタンをクリックする
3.「ファイルを添付」をクリックする
4.添付するファイルを選択し、「開く」をクリックする
5.ウイルススキャンが行われ、ファイルがメールに添付される
6.送信先メールアドレス・件名・本文を入力し、「送信」ボタンをクリックする

以上が、3つの代表的なメールソフトでのファイル添付方法となります。

添付ファイルを送信する場合、ファイルサイズの制限があります。
複数のファイルや大容量のファイルを送付する場合は上限オーバーで送信できない場合があるため、注意しましょう。
 
 

 

転職のステップガイドはこちら

■ 転職活動の準備
■ 履歴書の書き方
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