2021年03月26日

写真でわかる！履歴書PDFデータにパスワードをかける手順は？

PDFファイルはWordやExcelなどのファイルと同様に、閲覧などを制限するパスワードの設定が可能です。

「ええ！PDFでもパスワードが設定できるの！？」と思われたかもしれませんが、確かに普段PDFを閲覧するために使用している無料のソフトAdobe Acrobat Readerで開いてもパスワードを設定する機能は見当たりません。

実はこのAdobe Acrobat Readerは、PDF閲覧用のソフトであるためパスワードをかけることができません。AdobeのソフトでPDFファイルにパスワードを設定するためには有料のソフトを購入する必要があります。

今回は無料でPDFファイルのパスワードを設定する方法について紹介します。

PDFファイルにパスワードをかける方法

◆WordからPDF変換時にパスワードを設定する
WordファイルからPDFファイルに変更する際には、パスワードを設定して閲覧制限をかけることが可能です。ただし、この方法はWordでしかできないため、ExcelやPower Pointなどで作成したファイルでは行うことができません。

（1）まずは、ファイルの種類をPDFにするところまで行います。
「ファイル」⇒「名前を付けて保存」⇒保存場所の指定⇒ファイルの種類をPDFにする
（2）次に「オプション」をクリックします
PDFファイルにパスワードをかける手順2オプションをクリック

（3）PDFオプションの「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。
PDFにパスワードをかける手順3ドキュメントをパスワードで暗号化する

（4）パスワードの設定画面になるのでパスワードを入力します。パスワードの入力が完了したらOKボタンをクリックします。
PDFにパスワードをかける手順4パスワードを入力

（5）「名前を付けて保存」の画面に戻りますので保存ボタンをクリックすれば完了です。
PDFにパスワードを書ける手順5名前を付けて保存

（6）PDFファイルを開こうとすると以下のような画面になり、閲覧に制限をかけることができました。
PDFにパスワードをかける手順

＞ExcelファイルをPDFに変換する手順を画像で詳しく知りたい方はこちら

◆圧縮フォルダにパスワードをかける
上記の方法だと1つ1つのファイルに対してパスワードをかけなければならないため、複数のファイルをメールで送りたいときには手間がかかってしまいます。

その際には圧縮フォルダを作成して、そのフォルダにパスワードを設定する方法があります。

圧縮フォルダを作成するには、専用のソフトウェアが必要です。無料でダウンロードできるフリーソフトもありますので、安全性を確かめて、必要なソフトをダウンロードしておくと便利です。

PDFデータを送信するときの注意点

履歴書データなどをメール送信する際には、パスワードをかけたPDFとパスワード自体は別々のメールで送ることが基本です。

パスワードをかけたPDFが添付され、そのパスワードも一緒にメールで送信されてしまうと、万が一そのメールが外部に漏れてしまった場合に安易にPDFファイルを開くことができてしまうからです。

別々に送信することで、万が一メールの内容が漏れてしまったとしても、パスワードをかけたPDFファイルかあるいはパスワードの文字が記載されたメールのいずれかのみであるため、PDFファイルを保護することが可能となります。

これは、就職活動・転職活動に関わらず、一般的なビジネスマナーでもあるのでしっかりと覚えておきましょう。

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著者：藤田麻里

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