PDFファイルはWordやExcelなどのファイルと同様に、閲覧などを制限するパスワードの設定が可能です。
「ええ!PDFでもパスワードが設定できるの!?」と思われたかもしれませんが、確かに普段PDFを閲覧するために使用している無料のソフトAdobe Acrobat Readerで開いてもパスワードを設定する機能は見当たりません。
実はこのAdobe Acrobat Readerは、PDF閲覧用のソフトであるためパスワードをかけることができません。AdobeのソフトでPDFファイルにパスワードを設定するためには有料のソフトを購入する必要があります。
今回は
無料でPDFファイルのパスワードを設定する方法について紹介します。
PDFファイルにパスワードをかける方法
◆WordからPDF変換時にパスワードを設定する
WordファイルからPDFファイルに変更する際には、パスワードを設定して閲覧制限をかけることが可能です。ただし、この方法はWordでしかできないため、ExcelやPower Pointなどで作成したファイルでは行うことができません。
(1)まずは、ファイルの種類をPDFにするところまで行います。
「ファイル」⇒「名前を付けて保存」⇒保存場所の指定⇒ファイルの種類を
PDFにする
(2)次に
「オプション」をクリックします
(3)PDFオプションの
「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。
(4)パスワードの設定画面になるので
パスワードを入力します。パスワードの入力が完了したらOKボタンをクリックします。
(5)「名前を付けて保存」の画面に戻りますので
保存ボタンをクリックすれば完了です。
(6)PDFファイルを開こうとすると以下のような画面になり、閲覧に制限をかけることができました。
◆圧縮フォルダにパスワードをかける
上記の方法だと1つ1つのファイルに対してパスワードをかけなければならないため、複数のファイルをメールで送りたいときには手間がかかってしまいます。
その際には
圧縮フォルダを作成して、そのフォルダにパスワードを設定する方法があります。
圧縮フォルダを作成するには、専用のソフトウェアが必要です。無料でダウンロードできるフリーソフトもありますので、安全性を確かめて、必要なソフトをダウンロードしておくと便利です。
PDFデータを送信するときの注意点
履歴書データなどをメール送信する際には、パスワードをかけたPDFとパスワード自体は
別々のメールで送ることが基本です。
パスワードをかけたPDFが添付され、そのパスワードも一緒にメールで送信されてしまうと、万が一そのメールが外部に漏れてしまった場合に安易にPDFファイルを開くことができてしまうからです。
別々に送信することで、万が一メールの内容が漏れてしまったとしても、パスワードをかけたPDFファイルかあるいはパスワードの文字が記載されたメールのいずれかのみであるため、PDFファイルを保護することが可能となります。
これは、就職活動・転職活動に関わらず、一般的なビジネスマナーでもあるのでしっかりと覚えておきましょう。
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