メニューを開く

介護求人ナビ

検索ボタン

面接日程調整に必須!メール返信マナー【例文あり】

面接日程調整に必須!メール返信マナー【例文あり】

就職・転職活動で重要になるのがビジネスマナー。
就職希望する企業からのメールが届いた場合に「どう返事を返せばいいのか」「どのタイミングで返事を返せばいいのか」など戸惑うこともあるのではないでしょうか。

今回は転職時の面接日程調整に必須となるメール返信マナーについて解説します。

メールのやりとりは社会人の基本!

企業と応募者の間でメールによるやり取りをすることも増えています。メールは主にテキスト情報のみを伝達しており、相手側の表情が見えないという特徴があります。

表情や声のトーンなどで補うことができないため、言葉のチョイスひとつで印象を悪くしてしまうこともあります。

そのため、メールの文面には特に注意が必要なんです。

メール返信の基本マナー

まずはメール返信の基本的なマナーを紹介します。
採用面接の日程調整やビジネス相手との連絡など、ビジネスシーンでの基本的なメール返信マナーは変わりません。

メール返信マナーの基本的な部分を5つのポイントから解説します。

●すぐに返信する
ビジネスマナーとして、メールは読んだらすぐに返信しましょう。もしすぐに返信ができないとしても、翌日中には返信するといいでしょう。

すぐに返信できない回答に時間がかかるような内容の場合でも、まずはメールを確認した旨を返信するといいでしょう。

●時間はいつでもOK?
返信メールを送るのに、送信する時間帯を選ぶ必要はありません。
電話の場合は時間を選ぶ必要がありますが、メールであれば営業時間外でも、土曜日・日曜日でも、返信できるときにメールを送りましょう

ただし、深夜の送信は控えた方がいいでしょう。
メール送信時刻を見て、「生活リズムが乱れているのではないか」と懸念されてしまう可能性があります。

●件名の「Re」は消さないで
メールの返信には、件名に返信であることを示す「Re:」が表示されます。
基本的に「Re:」は消さずに送りましょう

「Re:」がついていることで、受け取る側としてはどの件についての返信であるかが一目でわかります。
返信の際には基本的に「Re:」をつけたままメール送信しましょう。

●本文は残す
返信メールのとき、送信相手から送られたメールの本文は削除せず、残したまま送りましょう
返信メールを受け取った担当者も、どのメールに対する返事かすぐにわかります。

返信のやり取りが何度も続いて、以前の引用部分があまりにも長くなりすぎるときには古いものを削除しても構いません。

●誤字脱字に注意
誤字脱字には注意する必要があります。
これはビジネスメールの基本中の基本ですが、最も重要な部分です。

メールの文面に誤字脱字がないかを必ず送信前に一度読み返し、確認をしましょう。
誤字脱字ではなくても、言葉遣いが話し言葉になっている場合や、敬語の使い方にも注意しましょう。

メールの基本テンプレート!

次に、ビジネスメールの基本テンプレートを紹介します。

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)
【本文】
株式会社○○○○
採用担当
○○○○様

はじめて連絡をさせていただきます。○○○○と申します。

今回貴社の求人内容を転職サイト△△で拝見し、
私のこれまでの経験が生かせると思い、
〇〇職での応募をさせていただきました。

ぜひ一度、面接の機会をいただきたく思います。
よろしくお願いいたします。

───────────────────

■氏名 ○○○○
■郵便番号 ○○○-○○○○
■住所 ○○県○○市〇〇 〇-〇-〇
■電話番号 ○○○-○○○-○○○○
■メールアドレス ○○○@○○○

───────────────────

ここではメールの各要素について、ポイント・注意点を解説します。
メールの基本テンプレート

◆件名
「件名」は簡潔に、受け取った相手が一目で何のメールかわかるようにしましょう。

件名の最後に自分の名前(フルネーム)も書いておくと、件名を見るだけで誰からのメールが届いたのかがわかります。

◆宛名
メール本文の最初に「宛名」を記載します。
会社名と、メールを受け取る採用担当者の部署・役職名・名前を書きましょう。
採用担当者の名前がわからないときは、「採用担当者様」と記載しましょう。

◆挨拶
続いて、自己紹介を簡潔に書きます。
自分の名前は必ずフルネームで書きます。
ここでは自己PRなどは控え、挨拶と感謝の一言程度に留めるといいでしょう。

◆用件
用件もシンプルに、メールをした意図を伝えます。
一文が長くならないようにしつつ、改行を入れるなど読みやすい文にするといいでしょう。

◆結びの言葉
結びの言葉もシンプルにまとめます。
感謝を示すため、「恐れ入りますが」や「何卒よろしくお願いいたします」などのビジネス定型文でまとめることをおすすめします。

◆署名
メールに署名をつけるのはビジネスマナーとして必須です。
連絡先として、自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスなどを記載します。新卒の場合は、在籍している学校・学部を入れましょう。

面接日程メール返信の例文【9パターン】

面接日程メール返信の例文【9パターン】

面接の日程メールへの返信例文を紹介します。
面接の日程調整や予定変更、お礼のメールなど、様々なシチュエーションがあり、それぞれに適したマナーでメールを作成する必要があります。

どのようなメール文面が好印象につながるか、宛名や挨拶部分を省略した例文を用いてポイントを解説します。

例文1:面接日の候補に返信する場合(候補日にOKの日程あり)

企業側がメールで提案してきた面接日の候補の中に、面接可能な予定があった場合の返信内容です。提案された候補の中から希望する日程を伝えるためにメール返信します。

面接希望日を返信するときには、他の予定が入る可能性のない確実な日程を伝えましょう。一度決定した日程を変更してもらうことは極力避けましょう。

大事なポイントは早めに返信することです。
企業側は面接のために候補として提案した複数の面接日の予定を全て確保しておかなければいけません。
できるだけ早く面接希望日を返信しましょう。
面接の日時を間違えないように、先方から送られてきたメール本文から引用(コピー)することをおすすめします。

また、日程調整してもらったことに関して、感謝の一言を添えることも忘れないようにしましょう。

<例文>
面接日程の調整の連絡、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程のうち、下記にて伺わせていただけますでしょうか。

> 日時: 5月20日(木) 15:00~16:00

この度は、大変お忙しい中日程をご調整いただき、ありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

例文2:面接日の候補に返信する場合(候補日にOKの日程なしで、変更をお願いしたい)

例文1とは異なり、企業から提案された日程で都合が合わなかった場合の例を紹介します。

まず大事なポイントは、日程調整をしてもらったことに関する感謝の気持ちを伝えることです。この感謝がないと採用担当者としては、せっかく日程調整したのにまた調整が必要なのか、という悪い印象が残ってしまいます。

新たに日程を調整してもらわなければいけないので、再調整の連絡をする際は丁寧にお願いしましょう

もちろん、返信はできるだけ早く送りましょう。先方は返信があるまで、候補として挙げた全ての日程の予定を面接のために確保しなければいけないため、他の予定を入れることができません。

企業側に再度候補の日程を挙げてもらう方法もありますが、こちらから日程を提案することもひとつの方法です。

<例文>
この度は面接日程の候補日を調整していただき、誠にありがとうございます。
ただ、ご指定いただいた日時ですが、現職の都合上お伺いするのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、
よろしければ以下の日程の中で、
面接日時を再設定していただけないでしょうか。

・10月20日(水曜)15時以降
・10月21日(木曜)13:00〜17:00
・10月26日(火曜)11:00〜18:00

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

例文3:こちらから面接日の候補を出す場合

企業側に日程の候補を出してもらうのではなく、こちらから面接の候補日を提案する場合のメール文例です。

先方から面接可能な日程の候補を挙げてくださいと指示される場合もあります。

重要なポイントとしては、先方が日程調整をしやすいように配慮することです。
面接の候補日を最低3つは挙げるようにしましょう

また、面接の時間についてもピンポイントで指定するのではなく、「終日」や「13時以降」など、できるだけ幅広く設定するようにしましょう。
また、提案した日程で難しい場合は再度日程を提示することについても書きましょう。

<例文>
この度は、面接の機会を与えていただき、ありがとうございます。

以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。
・10月20日(水曜)15:00〜18:00
・10月21日(木曜)13:00〜17:00
・10月26日(火曜)11時以降
・10月29日(金曜)終日
上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。

上記日程でのご調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

例文4:面接日決定の通知への返信

この場面は、企業側と応募者側が予定を調整し、面接を行う日時が確定した、というメールが採用担当者から送られてきたときです。面接日時の決定通知に対する返信のメールを送ります。

ここでは決定した日時で了解し、確認したことを伝えることが必要です。
日時だけでなく、面接会場となる場所や持参物なども含めて通知される場合があるので、返信メールではその内容も含めて確認したことがわかるように記載しましょう。

また、日程調整をしていただいたこと、面接の時間を用意していただいたことに感謝の気持ちを伝えることも忘れてはいけません。

文章の最後に面接当日のことに触れ、「よろしくお願いします」という言葉で結ぶと、より印象が良くなります。

<例文>
面接日程決定の連絡をいただき、誠にありがとうございます。
指定していただきました日程で面接会場にお伺いいたします。

10月20日(水) 15:00〜16:00
社会福祉法人◯◯会 ◯◯老人ホーム 4F面談室

大変お忙しい中、面接の時間を用意していただき、誠にありがたく思います。
当日はご指示いただいた通り、介護支援専門員証と筆記用具を持参いたします。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

例文5:面接について質問がある場合

面接について質問がある場合の返信メールの例を紹介します。

例えば、面接の際の持ち物や面接時の服装について確認したいという場合です。このような場合は、メール本文の中に質問内容が埋もれてしまわないように、必ず改行して段落を分けてから質問するようにしましょう。

質問の前には、「質問させていただきたいことがあります」や「一点確認したいことがあります」と必ず前置きをするようにしましょう。質問内容も漠然とした内容ではなく、できるだけ具体的な質問内容にすると、採用担当者も回答しやすくなり、コミュニケーションがスムーズに取れます。

事前に施設見学をさせてもらいたい、といったお願いをする場合は、過度な要求にならないよう、先方の事情も配慮しながらお願いすることを心がけましょう。

<例文>
大変お忙しい中、面接の日程調整いただき誠にありがとうございます。
指定していただきました下記日程で面接会場にお伺いいたします。

10月20日(水) 15:00~16:00

面接にあたり、当日の所持品について質問させてください。

所持品として、「介護支援専門員証」の記載がありましたが、現在資格更新の手続き中のため、原本は東京都福祉保健財団に提出しております。手元に介護支援専門員証の写しはありますが、原本でなくても差し支えないでしょうか。

ご多忙の折、お手をわずらわせてしまい恐縮ではございますが、ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

例文6:メールで履歴書を送る場合

面接当日に履歴書を持参するのではなく、事前にメールで履歴書を送るように指示される場合もあります。

履歴書を送る場合、ファイル形式をPDFファイルにすることをおすすめします。閲覧環境に影響されることなく表示されることや、改変されることがないPDF形式にして送付しましょう。

また、ファイル名には「履歴書」だけでなく「履歴書_(氏名)」など、自分の名前を入れておくと採用担当者が誰の情報か確認しやすくなります。

履歴書ファイルをパスワードで保護する場合は、別のメールにパスワードを記載して送りましょう。

<例文>
10月20日(水)15時より面接のお時間をいただいている〇〇〇〇と申します。
ご指定の履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。

お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

例文7:面接日を決めた後に変更してほしい場合

一度確定した面接日を変更するというのは、できれば避けたいところです。しかし、やむをえない事情で面接日の変更をお願いすることもあるでしょう。

面接予定を変更しなければいけない場合は、できるだけ早めに連絡しましょう。もし面接の予定日が迫っているのであれば、電話で担当者へ連絡するようにしてください。
予定日まで余裕がある場合は、担当者へメールで送信し、再度日程調整をお願いするといいでしょう。

日程の候補を提示する際には、複数の日程を提示しましょう。2度目の日程変更は印象が悪くなることがあるため、確実に都合がつく日を候補として伝えるようにしましょう。

面接の日程を再調整してもらった後のメールや面接当日では、日程変更していただいたお礼を伝えることも大事です。

<例文>
10月20日15時よりお約束しておりました面接の件ですが、
こちらの都合で貴社にお伺いすることが難しくなりました。
お忙しい中面接の日程調整をしていただいたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

勝手なお願いで恐縮ですが、
もし可能であれば以下の日程の中で
面接を再調整いただけないでしょうか。

10月26日(火) 終日
10月29日(金) 11時以降
11月1日(月) 14時以降

お手数をおかけして申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

例文8:面接をキャンセルしたい場合

面接の予定は決まっていたものの、面接をキャンセルし、選考を辞退したいといった場面でのメール返信です。

面接の前日や当日など、時間的な余裕がない場合はメールではなく電話で伝えましょう
メールで伝える場合は、件名に「面接辞退の連絡/(氏名)」など、メールの内容がすぐにわかるようにしましょう。

本文中には面接を辞退する旨を伝えるとともに、これまでの選考や日程調整などに時間を割いてくださったことへの感謝、辞退することについてのお詫びも添えましょう。

面接を辞退する理由について明確に説明する必要はないので、「一身上の都合」などで伝えても問題ありません。

<例文>
先日、面接のご連絡をいただいた○○○○です。
その節は誠にありがとうございました。

10月20日に面接のお約束となっておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心より祈念しております。

例文9:面接後のお礼のメール

面接終了後に採用担当者にお礼を伝えるための返信メールです。

お礼メールは必ずしも送らなければいけないという決まりはありませんが、メールすることにより、入社したいという意欲を改めて伝えることができます。また、送るのであれば面接当日もしくは翌日に送信すると採用担当者の印象に残りやすくなります。

これまでの返信メールでは件名に「Re:」マークで続けていましたが、お礼のメールは「Re:」で続けずに、「面接のお礼/(氏名)」と変えて送ると、内容が目に留まりやすくなります。

<例文>
本日14時より面接いただきました〇〇です。

大変ご多忙のところ、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
ご利用者様の自立支援や尊厳を重視する貴社の姿勢に触れ感銘を受けました。

これまでの経験を活かし、貴社のお力になれれば幸いです。
まずは本日の面接のお礼を申し上げたく、メールを差し上げた次第です。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

送信前にチェック!メール返信のチェックポイント10項目

送信前にチェック!メール返信のチェックポイント10項目

メール返信の際に注意したいのが誤字脱字です。
「誤字脱字が多い」「ビジネスマナーができていない」「敬語の使い方が不適切」などのメールは採用担当者の印象も悪くなります。

一度送信してしまったメールは取り消すことができないため、大きな減点ポイントとなることがあります。メールの文面が適切か、必ずメール送信前にチェックすることが必要です。

送信前に以下のチェック項目をもとにメールの文面を見直しましょう。
重要なポイントとして10項目を紹介します。

●件名
まずチェックしたいのがメールのタイトルです。

最初に目に入るのが件名になるため、件名を見ただけでメールの主旨が伝わるのが理想です。
採用担当者のもとにはたくさんの応募者から同じようなメールが届くため、件名の後ろに自分の名前を書いておくとよりわかりやすくなります。

メールの内容がタイトルだけで把握できるかを意識して件名を書きましょう。

●宛先
メールの宛先となるメールアドレスです。

メールアドレスを間違えていないか確認しましょう。
名刺などの情報を見ながらアドレスを入力する場合は、大文字と小文字の間違い、-(ハイフン)や_(アンダーバー)の間違いなども多いため、注意が必要です。

メールがアドレス違いのエラーで返ってきていないか、送信後に送受信チェックして確認することも忘れないようにしましょう

●会社名
メール本文で最初に書くのは宛先の会社名です。

会社名は(株)のように略さず、株式会社と書くなど、正式な名称を書きましょう。カタカナではなく英語が正式な法人名であれば英語で書きます。株式会社は企業名の前につくか、後につくかも注意しましょう。

老人ホームなどの施設の場合、法人名(社会福祉法人○○会など)も忘れずに書きましょう。

●部署・役職
会社名に続けて、宛先の部署名と役職名を書きます。

間違いがないように、名刺や書面を見ながら必ず確認しましょう。
複数名の方の名前を書くときには、役職の高い方から順に書きます。
個人宛ではなく、「人事部」や「総務部」など団体宛に送る場合は、部署名の後に「御中」を使います。

●宛名
宛名はフルネームで書くのが丁寧です。名前を間違えることは失礼にあたるので、特に注意しましょう。

名前がわからなければ、「採用担当者様」と記載します。
個人名を書くときには「御中」を使わず、「様」としましょう。

名前の後に役職名を書く場合は「〇〇部長」とし、〇〇「部長」「様」のように敬称を重ねてはいけません。

●挨拶
ビジネスメールの場合は季節の挨拶は必要ありません。

宛名の後に一行空けてから、「お世話になっております」や「突然の連絡で失礼いたします」といった言葉で書き始めます。

「先日は〇〇のお時間をいただきありがとうございました」や「日程調整いただきありがとうございます」などの感謝の言葉を続けるようにしましょう。

●用件
用件はわかりやすく書いてあるか確認しましょう。
どういった話をするのかを伝えた上で、詳細を伝えるといいでしょう。
特に日時などを書く場合は「日時に間違いがないか」「日付と曜日があっているか」など、必ず自分の予定表やカレンダーを見て確認しましょう。

●結びの言葉
用件を書き終えたら結びの言葉でメールを締めます。

何かをお願いする場合は「お手数をおかけしますが」と書き、何かをしてもらったときには「この度は○○していただき、誠にありがとうございます」といった感謝を伝えると、印象がぐっと上がります。

最後の文は「何卒よろしくお願い申し上げます」や「今後ともどうぞよろしくお願いします」などビジネスメールの定型文でまとめましょう。

●署名
メールの最後に自分の名前や住所、連絡先などを記載した署名をつけます。

ビジネスに使うメールなので、署名の周りを囲む飾り文字などに顔文字や絵文字を使うのはふさわしくありません。署名欄があまり派手にならないようにしましょう。

連絡先などには連絡がつきやすい電話番号やメールアドレスを書きます。転職の場合は会社のメールアドレスではなく、個人で保有しているメールアドレスを書きましょう。

●添付ファイル
履歴書や職務経歴書などを添付ファイルでメールと一緒に送信する場合です。
添付ファイルで送るファイルの形式が適切か確認しましょう。間違えて別の会社に送ったファイルを選択していないか、ファイルの中身も必ず確認するといいでしょう。

ファイルをパスワードで保護する場合は、別のメールでパスワードを送ります。パスワードの間違いがないかも確認しましょう。

まとめ

今回は、面接の日程調整に役立つメールの返信マナーについて解説しました。

メールを受けたらできるだけ早く返信することを意識しましょう。特に日程調整のメールの返信が遅くなると、相手側はスケジュールを拘束されてしまいます。当日中もしくは翌日には返信しましょう。

「挨拶」「自己紹介」「用件」「結びの言葉」と段落を分けて読みやすくするなどの配慮も大切です。

送信前のメールチェックも重要です。送信前に「誤字脱字がないか」「ビジネスマナーを守れているか」「正しい敬語が使えているか」などのポイントをチェックしてからメール送信しましょう。

メールの文面ひとつで印象がアップすることもあれば、大きな減点にもなる場合もあります。メールのやり取りを通して、感謝の気持ちや入社への意欲が伝わるように意識しましょう。

面接前にこちらもチェック

■服装・持ち物に関するマナー

好印象な服装 面接用メイク

■面接当日に関するマナー

何分前に着くべき? ノックは何回
第一印象は10秒が勝負 自然な笑顔のコツ

■メール・連絡に関するマナー

日程変更がしたい 当日キャンセルできる?
遅刻しそうなとき

例文あり!面接対策

自己紹介のポイントとコツ
よくある質問【OK回答例とNG回答例】
退職理由はこう答える!
希望年収の正しい答え方
「質問はありますか?」逆質問対策

転職のステップガイドはこちら

■ 転職活動の準備
■ 履歴書の書き方
■ 職務経歴書の書き方
■ 自己PR 例文集
■ 志望動機 例文集
■ 面接対策

 

この記事をシェアする

フォローする フォローする
エリア×テーマで、注目求人を集めました!
↓ 各特集バナーより、詳細をご確認ください ↓
エリア×テーマで、注目求人を集めました!
↓ 各特集バナーより、詳細をご確認ください ↓

TOPへ戻る

btn_share_sp

メニュー