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面接当日にキャンセルしたい…基本マナーと伝え方例文!理由はどう伝える?

面接当日にキャンセルしたい…基本マナーと伝え方例文!理由はどう伝える?
やっと面接までこぎつけた転職や就活。
当日どうしても面接に行けないというとき、面接を受けるはずだった法人にどう伝えたらいいでしょうか?

連絡のしかた、話し方で印象はまったく違います。
企業側から「それならしょうがない」「きちんとしている」と思ってもらえる対応をご紹介します!

「行けないからあきらめる」なら簡潔に。必ず電話で伝える

理由はどうあれ、「今日、面接に行けない」とドタキャンになるときは、きちんと時間どおりに面接を受けるのと比べたら、どうしても採用上、不利になります。

どうしても採用してほしい法人なのか、それとも転職をあきらめていいのか、まずは、自分の心を決めましょう。

あきらめるのであれば、理由は言わなくてもかまいません。次のような言い方で簡潔に連絡します。

「本日、どうしても抜けられない急用ができてしまい、面接に伺えなくなりました。当日のご連絡になってしまい、誠に申し訳ありません。無礼をお許しください」

ただし、必ず電話で連絡しましょう

何日か前ならメールでよいですが、当日や前日の連絡は、電話がよいです。
採用担当者は時間をあけてあなたを待っているのですから、行かないと迷惑をかけるわけです。きちんと連絡をすれば、ほかの仕事もできるのに、急に穴をあけると、その間の時間が無駄になります。

社会人なのですから、相手に対する配慮を忘れないようにしましょう

「言いにくい」「電話で生声ははずかしいからメールにしたい」と思っても、自分の都合なのですから、ここはきちんと直接謝るようにしましょう。

大きな法人ならあとで受けたいときに不利になる

ただ、面接を断るときはよく考えましょう。

今回、この法人のこの事業所の採用については、ドタキャンの形で辞退するけれど、次に転職先を探すとき、同じ法人の別の事業所や別の業態の求人を良い条件で見つけることもあります

特に大手企業の場合は、全国規模で事業所があり、業態もいろいろであるケースも。「●●県●●市のデイサービス」だけでなく、「△△県△△市の特別養護老人ホーム」も経営していて、そちらの条件がよく、応募したいこともあるでしょう。

しかし、ドタキャンしたら、どうでしょうか。
もしかしたら、ドタキャンの記録が採用の本部に残っていたら、次の応募については不利になるかもしれません。

ドタキャン情報が会社に伝わっているかも?!

介護業界は意外に世間が狭く、特に近隣の事業所同士では、採用情報が通じていることもあります。

実際に、「今度採用した子はけっこういいよ」「その子の知り合いで介護業界に入ってきたい子がいたら、うちに紹介してと言っておいて」などという会話が交わされることも多いのです。

逆に「この間の採用は最悪でね、当日ドタキャンしてきたんだよ、しかも連絡の態度も悪くて」「なんていう子? うちに応募に来たらその子は断ろう」などという情報交換も、実際に行われていることが多々あります。

誰も見ていなくても、自分を採用しようとしてくれた法人や担当者については、感謝の気持ちや申し訳なさを表す気持ちをきちんと伝えるべきです。

そうした誠意ある姿勢が言動ににじみ出るもの。
たとえキャンセルしても、キャンセルのしかたさえよければ、次の採用によい形で結びつくのです。

面接のキャンセル連絡で大切なのは?

面接のキャンセル連絡で大切なのは?
では、どのような言い方をすれば、相手の心象を悪くせず、次の採用につながるのでしょうか。

まずは、「言い方」が大事です。
口下手でたどたどしくてもよいので、「本当に申し訳ない」という気持ちが伝わる謝り方をしましょう。
「連絡が当日の直前になってしまって、本当に申し訳ない」という気持ちをにじませるのです。

たとえば、「仕事で誰かが急病になり、シフトを変えてどうしても自分が入らなければならなくなった」「家族にトラブルがあって自分がフォローしなければならなくなった」など、自分自身の問題でなく行けなくなった場合は、「むしろ自分が迷惑している」という気持ちがあるせいで、採用担当者にもしっかりと謝れない気分かもしれません。

けれど、理由が自己理由であれ、アクシデントであれ、採用担当に迷惑をかけることには変わりはないと自分に言い聞かせましょう。
そうすれば、誠意を持って謝ることができるでしょう。

面接キャンセルの謝り方・伝え方例文!

急なトラブルで行けなくなったときは、時間もなく、どうしてもぞんざいな言い方になりがちです。
でも、これも気をつけましょう。

時間がないのはあなた側の都合で、相手の都合ではありません。

少なくとも10分程度は時間を割くような余裕をもって、電話をします。

最初のひとことは
「本日●時から面接の機会をいただいている●●●●(フルネーム)です。本日、どうしても面接にお伺いできなくなりました。本当に申し訳ありません」

そして簡潔に行けない理由を伝えます。

もし、ほかの採用面接の日時と重なったとか、プライベートでどうしても外せない約束があるなど、言うにはばかられる場合は、事実を伝えなくてもかまいません。

そして、その法人の面接をまた受けたいのであれば、
「自分の都合でキャンセルすることになり、心苦しいのですが、もしお願いできるのであれば、日を改めて面接のお時間をいただけないでしょうか」
と聞きましょう。

キャンセルする側から考えれば、図々しいのではないかと戸惑うかもしれません。
けれど、採用担当者側からすれば、「この人はきちんとあやまれる礼儀正しい人だ、こういう人は悪くない、しかも再度面接したいと自分から言っているような意欲のある人は有望」という解釈になり、むしろ好印象です。

勇気が必要かもしれませんが、誠意をもって伝えれば、別の日程を設定してくれる可能性はあります。採用してほしいという気持ちを込めてお願いしましょう

最後に、連絡を入れるときに必要な内容をまとめて記します。
あらかじめメモしておきましょう。

■面接キャンセルの電話メモと伝え方例文
・採用担当の人の部署名と名前
「●●課の●●様はいらっしゃいますか?」

・面接を受けるはずだった日時、自分の名前
「本日、●時から面接をしていただくことになっておりました●●●●です」

・キャンセルしたい理由
「例:職場の職員の一人が急病で、どうしてもシフトに入らなくてはいけなくなりました」(簡潔に、言い訳がましくならないように)

・日程を改めて選考していただきたい意向をていねいに
「自分の都合でキャンセルすることになり、心苦しいのですが、もしお願いできるのであれば、日を改めて面接のお時間をいただけないでしょうか」

・お礼の締めくくりの言葉
「本当にありがとうございます。●月●日の●時からですね。次回はきちんと伺えるよう、調整いたします。どうかよろしくお願いいたします」

 

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