面接日程の連絡がきたものの、当日の持ち物についての説明や指定がなかった、という場合があります。
面接に不慣れだったり、未経験の業界への転職といったケースだと不安になるかもしれません。そんなときは、悩む前にメールや電話で確認しましょう。そうすれば面接本番に安心して集中できます。
ただし、慎重を期した行動が、マナー違反で逆に印象を悪くしては本末転倒。以下の例文を参考に、問い合わせの際のマナーと注意点を確認しておきましょう！
メールで問い合わせる場合
自分から問い合わせをする場合と、
相手からの通知メールに返信する場合の2パターンをご紹介します。
文面を作成する際の参考にしてください。
【例文① 自分から問い合わせをする場合】
件名：
【ご質問】面接当日の持ち物について（○○ ○○＝応募者氏名）
株式会社△△△ 人事部 △△様
お世話になっております。
○月○日○時に面接のお約束をいただいております○○ ○○と申します。
面接当日の持ち物について伺いたく、ご連絡いたしました。
・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具
・印鑑
このほかに持参するものがあれば、ご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――
○○ ○○
〒000-0000
住所
090-0000-0000
メールアドレス
―――――――――――
【例文② 面接日程の通知メールに返信する場合】
「○月○日○時に、履歴書、職務経歴書を持参のうえ、本社5階人事部までお越しください。」のように、面接日程の通知メールに持ち物について記載されている場合もあります。ただ、念のためそのほかの必要な持ち物を確認したい、という人もいるでしょう。
その場合は、
件名は変えず、「Re:」をつけた形で送信（返信）します。
相手からのメール本文もそのまま残しておきます。
件名：
Re:○○○○○（○○ ○○=応募者氏名）
株式会社△△△ 人事部 △△様
お世話になっております。
貴社の求人に応募しております○○ ○○です。
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
○月○日○時に、本社5階人事部に伺います。
なお当日、履歴書、職務経歴書のほかに必要な物はございますか？
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけると幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――
○○ ○○
〒000-0000
住所
090-0000-0000
メールアドレス
―――――――――――
■問い合わせメールの構成
1. 件名：
問い合わせメールだとすぐわかるような件名にするのがポイント。件名のあとに、あなたの氏名を添えると誰からのメールか一目でわかり、先方への配慮を示すことができます。
2. 宛名：
「会社名／施設名」＋「部署名」＋「採用担当者名」を記載します。当然ですが、担当者名のあとに「様」と敬称を入れるのを忘れずに。担当者の名前が不明の場合は、
「採用ご担当者様」とします。
3. 本文：
「お世話になっております」などの簡単な挨拶から始め、次に自分の名前を記載します。先方が確認しやすいように
フルネームで書きましょう。
そのあとに続く用件は、
聞きたい内容を明確に伝え、シンプルにまとめます。
締めに
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」といった定型文を使うとビジネスメールらしくなります。
4. 署名：
最後に、連絡先として署名を忘れないようにしてください。
「氏名」＋「住所」＋「携帯電話番号」＋「メールアドレス」の4つが必須です。
メールで問い合わせる際の注意ポイント
面接の日時が決定している段階ですから、すでに何度かメールのやりとりをして慣れているかもしれませんが、再度、以下のような見落としがないか再確認してください。
1. 宛先の応募先会社名は略さず、
正式名称を記載します。（株）のように略すのはNGです。
2. 本文では、「貴社」と書くべきところを、間違えて「御社」としないように。面接や電話での問い合わせなど、口頭で伝える際は「御社」ですが、
メールのような文書では「貴社」を使います。
3. 文章が長くなる場合は、相手が読みやすいように
適時改行します。段落を分けるのも読みやすいメールを書く秘けつです。
4.
本文と署名欄は、シンプルな罫線で区切ると見やすくなります。プライベート用の署名のような「♪」などの余計な装飾は使わないようにしましょう。
電話で問い合わせる場合
■問い合わせ電話のパターン例
1. 名前を名乗り、採用担当者に取り次ぎをお願いする
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○月○日○時に面接に伺う○○ ○○と申します。面接当日の持ち物について質問があり、ご連絡いたしました。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか」
2. 担当者が電話に出たら、相手の都合を尋ねる
「わたくし、○月○日○時に面接に伺う○○ ○○と申します。面接当日の持ち物について質問があり、お電話させていただきました。いま、お時間よろしいでしょうか？」
3. 質問内容を伝える
「面接当日は、履歴書と職務経歴書のほかに持参するものはありますか？」
4. 相手が挙げた持ち物を復唱する
「介護福祉士の登録証と筆記用具、印鑑ですね。ありがとうございます。それでは当日、よろしくお願いいたします。失礼いたします」
電話で問い合わせる際の注意ポイント
応募先に電話を掛ける際は、相手の都合や業務にも考慮します。以下の5つのポイントに注意しましょう。
1.
電話をかけるタイミングに注意しましょう。はっきりと多忙とわかる時間帯、たとえば施設であれば、食事の提供時間などを避けます。デイサービスであれば、朝夕の利用者の送迎時間帯なども避けた方が良いでしょう。
2. 必ず、
ペンやメモを手元に用意し、先方が言った内容を書き留めるようにしておきます。
3. 名乗るときは、
面接の日時と、フルネームで名乗るようにしましょう。明るくハキハキした声で電話しましょう。
4. 担当者が不在だったり、手が離せないときは、
戻り時間や手が空く時間を確認します。そして
「ありがとうございます。改めてその時間にお電話させていただきます」と伝えます。先方から、折り返し電話を提案された場合は遠慮せずに従い、
「恐れ入りますが、090-0000-0000へご連絡をお願いいたします」と連絡先を伝えます。都合の悪い時間帯があればそれも伝えるようにしてください。
5. 用件が終わり、
「失礼いたします」と言って電話を切る際は、
相手が切ったのを確認してから切るようにしましょう。
問い合わせメールや電話は社会人としての基本！
電話でもメールでも、「問い合わせ」は社会人としては基本の業務です。相手の都合を配慮すること、用件を明確にすることが大事です。
苦手意識を持つ方も多いかもしれませんが、社会人としての基本や、ビジネスマナーを身につけていることをアピールするチャンスと捉えましょう。
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