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応募したけど辞退したい。メール?電話?最低限のマナーとは

応募したけど辞退したい。メール?電話?最低限のマナーとは
第一志望の会社から内定が出た、転職時期を延ばしたい、希望の仕事が変わった……
せっかく応募したけどやむを得ず辞退したいとき、応募先に連絡するのは後ろめたいですよね。

「メールや電話どちらにしたらよいのか」「正直に辞退の内容を伝えた方がよいのか」「連絡のタイミングはいつがよいのか」といった疑問もあるでしょう。

もう会わないからと無断でフェードアウトするのは、社会人として絶対NG!メールや電話での例文も載せているので、いざという時の参考にしてください。

応募後に辞退するときのマナー

まず、応募の辞退は応募先に多大な迷惑をかけることになるので、誠意をもって対応することを心がけましょう。ビジネスマナーの基本となる丁寧で礼儀正しくお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

そして、求人応募後に辞退することを決断したのであれば、できるだけ早く連絡をすることが鉄則です。
応募先の会社は採用にあたり様々な動きをとり、関係部署との連絡調整を行います。そのため、早めに連絡をすることで、応募先にかける労力を減らすことができます。

一番困るケースが無断欠席です。採用面接の流れそのものを遅れさせてしまう要因となり、他の応募者に対しても迷惑をかけることになるので、連絡をせずに無断で欠席することは絶対にしないでください

辞退の連絡はメール?電話?

辞退の連絡はメール?電話?
辞退の連絡は電話が基本です。連絡は応募先の営業時間内に行い、朝礼が行われる始業直後やお昼の時間帯は避けるようにしましょう。

なお、辞退から面接が行われるまでの間に日数の余裕があるときはメールによる連絡でも可能な場合があります。
ただ先述のとおり、辞退は基本的に応募先に迷惑をかける行為であるため、電話で直接謝罪した方がより丁寧で誠意が伝わります

辞退の理由は正直に言うべき?

辞退の理由は正直に言うべき?
辞退を決断した際に、応募先に辞退の理由を正直に伝えた方がよいかどうかは気になるところでしょう。
ここでは、応募辞退の連絡をするとき、どのように辞退理由を伝えたらいいかについてお答えします。

まず辞退の理由ですが、基本的には下記のような事由が考えられます。

・他の応募先で内定が出た、もしくは選考まで進んで内定の可能性が高まったとき
・希望する業種、業界が変わったとき
・転職への不安を感じた・転職をあきらめたとき(現在の職場に引き続き勤めることとなった)
・応募先に対して条件面等での不安があるとき

実は辞退する場合は、その理由を自分から詳細に伝える必要はありません
採用担当者から具体的な理由を聞かれた場合において、相手に納得してもらえるように答えることができればいいでしょう。

ここで「相手に納得してもらえる」というところがポイントになります。

例えば、応募先に対して条件面等での不安があって辞退する場合は、それを伝えることが応募先への失礼にあたります。
辞退するというだけでも応募先へ迷惑をかけてしまいますが、さらに採用担当者を困らせてしまうことになるため、辞退理由を伝える際は相手に対して失礼のない内容にしましょう。

また、相手に納得してもらいたいがために長々と説明することも好ましくありません。
基本的に応募先が辞退の連絡を受け取ったときはそれを拒否することはできないので、採用担当者を説得させるというところまではする必要がありません。

そのため、辞退の理由は可能な限り丁寧で簡潔に伝えるようにしましょう

電話で辞退するときの例文とポイント

辞退は基本的に電話で直接謝罪した方が丁寧で誠意が伝わります。ここでは、電話における辞退の例文について紹介します。

自分:いつもお世話になっております。○月○日〇時に面接のお約束をいただいております○○ ○○と申します。人事部採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。(※1)

応募先受付:少々お待ちください。

担当者:お電話変わりました。人事部採用担当の△△です。

自分:いつもお世話になっております。○月○日〇時に面接のお約束をいただいております○○ ○○です。
ただいま、お時間をいただいてもよろしいでしょうか。
担当者:はい。構いません。

自分:ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
そして、大変申し訳ございませんが、このたび一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。(※2)

担当者:そうですか。もし差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけますでしょうか。

自分:はい。実は他社からこの度、内定をいただきまして、熟慮に熟慮を重ねた結果、その会社のお世話になることを決めました。
お忙しいなか貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、辞退することになり、誠に申し訳ございません。(※3)

担当者:かしこまりました。教えていただきありがとうございます。

自分:ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ありません。お忙しいところ対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。(※4)

◆ポイントと注意事項
※1 フルネームの他、面接日が確定している場合は面接日時も伝える方が親切です。

※2 自分から辞職の理由を詳細に伝える必要がないため、まずは「一身上の都合」や「諸般の都合」と答えます。

※3 採用担当者から辞退の理由を聞かれたら、その理由を相手に対して失礼のない内容で簡潔に伝えます。そして、辞退に対する謝罪をします。

※4 最後にもう一度謝罪し、電話対応してくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。

メールで辞退するときの例文とポイント

次に、辞退することをメールで伝える場合の例文です。

件名:
面接辞退のお願い/○○ ○○(氏名) (※1)

本文:
株式会社 △△△△
人事部採用担当  □□ □□ 様

いつもお世話になっております。
○月○日○時に面接のお時間を頂戴しております○○ ○○(氏名)と申します。 (※2)

誠に申し訳ございませんが、このたび一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。(※3)
お忙しいなか貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、辞退することになり、誠に申し訳ございません。(※4)

本来ならば直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。(※5)

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。(※6)
―――――――――――
○○ ○○○(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
―――――――――――

◆ポイントと注意事項
※1 採用担当者は人事関連で日々多くのメールを受け取ります。そのため、件名で内容が理解できるように「面接辞退のお願い」としましょう。

※2 面接日が確定している場合は例文のとおりで構いませんが、面接日が確定していない場合は「貴社にて選考を受けさせていただいております〇〇 〇〇(氏名)と申します」と伝えましょう。

※3 基本的な辞退の理由は「一身上の都合」か「諸般の都合により」のいずれかが適切。

※4 応募先は時間を割いて選考の対応をしてくれていたのでそのことに対しお詫びをしっかりと行いましょう。

※5 本来なら電話すべきところなのですが、メールでの対応となったことに対し謝罪の言葉をしっかりと入れておきましょう。

※6 最後に応募先への気遣いを忘れないようにしましょう。例文は一般的なビジネスシーンでもよく使われる表現なので、例文のとおりに締めるのが無難です。

辞退の連絡をする前にちょっと待って!

採用担当者の立場として最も困るケースが辞退の取り消しです。
一度は辞退することを伝えたものの、思いとどまって面接を続けさせてほしいといった連絡が来ることがあります。

辞退を決断したらできるだけ早く応募先に連絡をすることが鉄則ではあるのですが、決断は早急にするものではありません。
辞退を決断する前にもう一度状況を整理して考え直すことも重要です

辞退回避の例としてまず挙げられるのが、複数応募による面接日が重なったケース仕事を休めなくなったケースです。
これらのケースの場合は、応募先が面接日の変更など柔軟に対応してくれる場合があるのでまずは採用担当者へ相談をしましょう

介護経験者としてある例としては、応募してみたものの自分の知識や技術に不安を感じ、辞退するケースがあります。

介護業界は未経験者の割合が多い分、研修制度が充実しています。面接を通して会社側の生の声を聴き、色々と情報収集することができるので、不安が安心につながることもあります。

辞退の連絡はあくまでも最後の手段なので、迷っていたら面接に行ってみてから判断するとよいでしょう。

まとめ

応募を辞退することは応募先に迷惑をかけることになるので、とりわけマナーが重要になります。
一度限りのことだからといって適当に済ませることはせずに、社会人として適切に対応することを心がけましょう。

また、介護業界は慢性的な人手不足が特に深刻な状況であり、応募者がいない状態が続いているため、一人でも多く応募してくれる方がいると期待値が自然と高くなります。
このような状況の場合は、応募者からの辞退の連絡があると採用担当者のショックがより大きくなります。

辞退連絡の前に不安なことがあるのであれば、一度採用担当者へ相談すると応募先の会社として色々と対応してくれるケースもあるのでまずは相談してみてはいかがでしょうか。
 
 
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