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紙保存だけじゃダメ?!2022年から「電子帳簿保存法」はどう変わる?

紙保存だけじゃダメ?!2022年から「電子帳簿保存法」はどう変わる?

昨今の新型コロナ対策の一環として、ペーパーレス化が進んだという企業も多いのではないでしょうか。

電子データによる書類のやりとりに関する法律「電子帳簿保存法」が、2022年1月から改正されます。

注文書や見積書など、メールで送受信しているデータにも注意が必要です!

そもそも電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類などのデジタル化についてのルールを明確にするための法律です。

「紙での保存」が必要だった国税関係の書類や、見積書や請求書といった書類について、紙での保存にかかるコストや手間を省くために、電子データでの保存を認めるために制定されました。

2022年の電子帳簿保存法改正で変わること

電子帳簿保存法は1998年に施行されて以来、何度か改正されています。

2022年1月にも、改正された電子帳簿保存法が施行され、電子データの保存などに関する規則が変更になります。

2022年「電子帳簿保存法」改正のポイント
・国税関係の帳簿の電子保存は、事前承認不要に
パソコンで作成したデータも、紙の書類を電子化したデータも、税務署での事前承認なしで電子保存が可能になります。
・電子取引でのデータ保存の義務化
電子データでの取引は、これまでデータをプリントアウトした紙での保存でもOKでしたが、2022年以降、電子データの保存が義務付けられます。この「電子取引」は、メールやクラウドサービスなどを利用してデータの送受信をするものを指し、注文書や請求書のPDFデータをメールで送ったり受け取ったりすることも、電子取引に該当します。
・電子記録に隠ぺいや偽装があった時の罰則が重く
スキャン保存した国税関係の帳簿や、電子取引で使用したデータについて、隠ぺいや改ざんなど偽装があった場合には、偽装による申告漏れで重加算税が10%加算されます。

ファックスの書類もデータ保存が必要に!?

介護施設や介護事業所では、ファックスを使って情報のやりとりをしたり物品を注文するケースもあるのではないでしょうか。

ファックスでは、基本的に送信側も受信側も紙に印刷したものを送受信するため電子取引には該当せず、データ保存は義務付けられません。(書面での取引と同じ扱い)

ただし、複合機等のファックス機能を使って送受信する場合は、電子データを送受信していることになり電子取引に該当するため、電子データの保存が義務付けられるので注意が必要です。

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