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履歴書・職務経歴書のお悩み

ExcelファイルをPDFに変換する方法は?履歴書作成もペーパーレス化の時代に乗り遅れない!

2021年1月21日

ExcelファイルをPDFに変換する方法は?履歴書作成もペーパーレス化の時代に乗り遅れない!

現在、国をあげてデジタル化が推進されており、採用活動の分野でも履歴書をはじめとした選考書類をペーパーでなく、データで管理する会社が増えていくことが想定されます。

そのような会社に就職を希望するとき、採用担当者から郵送でなく、メールでの履歴書送付を求められることがあります。

その際にメールに添付するファイルはPDFが一般的。
今回はExcel(エクセル)ファイルをPDFに変換する方法について紹介します。

履歴書送付はなぜPDF形式が良い?

■PDFは見た目がきれい!
履歴書をPDFで送る一番のメリットは、送信の相手がパソコンでもスマホでもタブレットでも、そしてOSが違ってもAcrobat Readerがインストールされていれば、レイアウトが崩れることなく閲覧できることです。

たとえば、PDFに変換する前のWord(ワード)やExcel(エクセル)のファイルでは、機種やOSの違いにより閲覧ができなかったり、文字化けしたり、レイアウトが大きく崩れたりすることがあります。

そのため、閲覧を目的とするファイルを送信する際はPDF化することをおすすめします。

■PDFはセキュリティ対策バッチリ!
履歴書をPDFで送るもう1つのメリットは、PDFのセキュリティの高さです。

履歴書のように高度な個人情報をメールなどのネットワーク上でやり取りする際は、特にセキュリティを万全にしなければなりません。

PDFには閲覧の制限のほか、編集・印刷・複製を制限するパスワードの設定が可能です。また、これよりもさらにセキュリティを万全にしたいときは、証明書によるPDFの保護をすることもできます。

関連記事:パソコンで履歴書を書く方法!文字を揃える、〇で囲む、改行などエクセルの便利なワザ

ExcelファイルをPDFに変換する方法!

Word(ワード)やExcel(エクセル)ファイルのPDF化は初心者の方でも難しくはありません。

以下のステップでPDF化の作業を進めていきましょう。

・PDF化すると編集ができなくなるため、まずは元となるExcelファイルを保存しておきましょう。

① Excelでの入力が終わったら、まずリボンタブの「ファイル」を選択します。
Excelでの入力が終わったら、まずリボンタブの「ファイル」を選択します

② 次に「名前を付けて保存」を選択します。
次に「名前を付けて保存」を選択します

③ 保存場所の指定をします。今回は自分のパソコンのデスクトップにファイルを保存します。
保存場所の指定をします

④ ファイルの種類を「Excelブック」にして保存ボタンを押せば保存は完了です。
ファイルの種類を「Excelブック」にして保存ボタンを押せば保存は完了です

⑤ タイトルバーに保存されたファイル名が表示されれば無事に保存作業が完了したことになります。
タイトルバーに保存されたファイル名が表示されれば無事に保存作業が完了したことになります

・次にExcelファイルをPDF化します。手順は先ほどと同じで、ファイルの種類だけを「PDF」にします。

①~③ 上記と同じ
④ ファイルの種類を「PDF」にする。
ファイルの種類を「PDF」にする

⑤ ファイルの種類が「PDF」に設定出来たら保存ボタンを押します。
ァイルの種類が「PDF」に設定出来たら保存ボタンを押します

⑥ デスクトップ上に保存したPDFファイルのアイコンが出てくれば作業は完了です。
デスクトップ上に保存したPDFファイルのアイコンが出てくれば作業は完了です

 
 

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