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受付から面接は始まっている!好印象な挨拶の例文と正しい受付マナー紹介

受付から面接は始まっている!好印象な挨拶の例文と正しい受付マナー紹介
面接当日、最初のステップとなるのが訪問した会社での受付です。

面接の場ではないものの、受付での態度や言葉遣い・身だしなみなどの状況が面接官や社員に伝わり、採用合否に影響を与える場合もあります。
会社を訪問したら、受付の時点から面接は始まっていると思った方がいいでしょう。

今回は、受付で守るべきマナーを解説します。
面接を受ける際にぜひ参考にしてみてください!

受付での挨拶の仕方とコツ

面接を受ける会社に到着した後は、受付で担当者につないでもらう必要があります。
この時にも、適切なマナーや挨拶の仕方があります。

受付でのマナーで失敗し、面接が始まる前に悪い印象を与えてしまうと、評価を下げてしまいかねません。

そのためここでは、4つのケース別に挨拶の例文とコツを紹介します。

■受付に人がいる場合(担当者の名前がわかるとき)

<挨拶例文>
こんにちは。お忙しいところ失礼いたします。
本日15時からの面接で参りました〇〇〇〇と申します。

恐れ入りますが、人事部の□□様にお取り次ぎいただけますでしょうか。

面接で訪問した会社の受付に人がいる場合の受付マナーになります。

予定時刻の10分くらい前の時間を目安に、身だしなみを整えて受付に声をかけましょう。
採用担当者の名前がわかっているのであれば、必ず担当者の部署と名前を伝えて取り次いでもらいましょう

名前はわかっていても部署名がわからない場合は、「採用担当者の□□様」または「ご採用担当の□□様」と伝えるようにします。

■受付に人がいる場合(担当者の名前がわからないとき)

<挨拶例文>
こんにちは。お忙しいところ失礼いたします。
本日15時からの面接で参りました〇〇〇〇と申します。

恐れ入りますが、人事部の□□様にお取り次ぎいただけますでしょうか。

同じように会社の受付で担当者に取り次いでもらうパターンですが、今度は担当者の名前がわからない場合の例文です。

メールなどでやり取りをしている場合はメールの署名欄などに部署や担当者名が書いてありますが、そういった情報もない場合は「採用ご担当者様」と伝えて取り次いでもらいます

■インターフォンや呼び鈴の場合(担当者の名前がわかるとき)

<挨拶例文>
お忙しいところ失礼いたします。
本日15時からの面接で参りました〇〇〇〇と申します。

恐れ入りますが、ご採用担当の□□様をお願いできますでしょうか。

会社の受付に人がおらず、内線電話もしくはインターフォンがあり、担当者につなぐ場合の例です。

インターフォンのボタンを押すか、受話器を上げるだけで通話ができる場合は、応答された方に担当者の在籍している部署名と担当者名を伝えて取り次いでもらいましょう。

また、内線電話で部署の番号を押す場合もあります。
この場合は、内線ですでに担当部署につながっており、部署名は必要がないため「ご採用担当の〇〇様」と伝えましょう。

■インターフォンや呼び鈴の場合(担当者の名前がわからないとき)

<挨拶例文>
お忙しいところ失礼いたします。
本日15時からの面接で参りました〇〇〇〇と申します。

恐れ入りますが、ご採用担当者様をお願いできますでしょうか。

インターフォンや内線電話を使って、名前のわからない採用担当者につないでもらう場合です。

名前がわからなければ「ご採用担当者様」と伝え、取り次いでもらいましょう
インターフォンや呼び鈴を連打するのは業務の妨げになるので、しっかりと1回鳴らすことを意識しましょう。

受付前にチェックすることは?

受付から面接は始まっている!好印象な挨拶の例文と正しい受付マナー紹介
ここでは、受付前にチェックしておきたい重要なポイントを4つ紹介します。

◆受付時間
受付時間は、予定時間の10分前を目安にしましょう。

あまりに早すぎると面接の準備が整っていないため、相手に迷惑をかけてしまいます。
予定時間の10分前の受付を心がけ、それより早く会社に到着したときは、時間まで会社の近隣で時間を調整します。

◆身だしなみ
受付前に身だしなみをチェックしましょう。

受付がインターフォンでも、カメラがついている場合があるため、必ず身だしなみを整えてから受付します

髪型は乱れていないか、スーツにホコリはついていないか、ネクタイはまっすぐになっているか、シャツのボタンはしっかり留まっているかなど、基本的な身だしなみを確認します。

◆携帯電話の電源は切る
受付前に携帯電話の電源はオフにしましょう。

電源を切ることができないとしても、マナーモード・通知オフに設定し、着信音やバイブレーション機能で面接の妨げにならないようにします。

◆提出書類を準備
履歴書や職務経歴書などの提出書類をすぐに渡すことができるように準備しましょう。

カバンのどの位置にあるか確認し、提出を求められたらすぐ取り出せるようにカバンの中を整理しておきます。
また、担当者の氏名や部署名なども間違えないように再度確認しておきましょう。

まとめ

受付では明るい表情で、元気よくハキハキとした挨拶をしましょう。
用件は簡潔に伝え、取り次いでもらった受付の方にも感謝の言葉を忘れてはいけません

面接会場となる会社に訪問してから担当者に取り次いでもらうまで、注意しなければいけないマナーがあります。

転職の場合、最低限のビジネスマナーは「できて当たり前」であって、社会人経験の中でマナーが備わっているはず、という目で見られます。

面接官がいない場面でも、さまざまな社員の目から見られています。面接官と会う前からすでに面接は始まっていると意識して行動するようにしましょう。

 

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