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面接時間を忘れた!印象が悪くならない確認方法とマナーは?<面接Q&A>

面接時間を忘れた!印象が悪くならない確認方法とマナーは?<面接Q&A>

面接の疑問「面接時間を忘れた場合の問い合わせ方は?」

先日、電話のやりとりで面接日時が決まったのですが、そのとき時間をメモした大事な紙を紛失してしまいました。手帳に書き写す前だったし、肝心の記憶もあやふやなんです。時間を間違ったら大変なので、応募先の事業所に確認したいのですが、面接時間を忘れたなんてことが伝わると、採用の合否に響くのではと心配です。印象を悪くしない問い合わせ方や注意すべきことを教えてください。

面接時間の再確認でマイナス評価にはならない

面接日時の連絡をメールで受けた場合は、メールを見直せば済みますが、問題は電話で面接日時が決まった場合です。

電話のやりとり中の記憶は意外とあやふやなもの。もし、時間を控えたはずのメモが見つからなければ、早めに応募先へ問い合わせるのが最良の選択肢です。

再確認の電話をすると印象が悪くなって、採用判断に響くのではと心配する人もいるかもしれません。しかしご安心を。問い合わせをしたからといって、それがマイナス評価につながるわけではありません。

「大事なことを曖昧なままにせず、確認する」というのは、社会人としての大事な行動指針だからです。

無断キャンセルや遅刻は絶対にNG!

無断キャンセルや遅刻は絶対にNG!
もっとも避けるべきなのは、「時間がわからなくなったから」と面接を無断でキャンセルすること。応募先に多大な迷惑をかける行為で、社会人として最大のマナー違反です。

確認しないまま、面接時間を間違えて遅刻をするのもNGです。すっぽかす意図はなかったとしても、決められた面接時間に出席しなければ、無断欠席と判断されてしまいます。

曖昧な記憶に頼ったりせず、必ず、正確な時間を確認するようにしてください。

面接時間を忘れたことに気づいたら、速やかに問い合わせを!

面接時間を忘れたことに気づいたら、速やかに問い合わせを!
「面接時間を忘れた」「時間を書いたメモがない」と気づいた段階で、できるだけ早く確認の連絡をしましょう。「どうしよう…」と思い悩むより、速やかに解決して、転職活動にポジティブに取り組むべきです。

ただし再確認の連絡をする前に、念のためもう一度メモを探すなど、慎重なアクションも大事です。手帳やスマートフォンなどに手がかりがないかも確認してみてください。

また、メールも再確認しましょう。たとえば、電話で面接日を通知された場合でも、担当者とのメールのやりとりの中に時間の記載がある可能性もあるからです。
それらを探しても時間の記載が見つからなかったときは、応募先に問い合わせをしましょう。

面接官に問い合わせるときの注意点とマナー

面接官に問い合わせるときの注意点とマナー
応募先へ問い合わせをする際、ビジネスマナーを守って、失礼のないやりとりを心がける必要があります。注意点を確認しておきましょう。

○連絡は電話で
メールだと、先方の担当者が確実に読んでくれたかどうか把握できません。返事が来ないと、不在なのか、見落としているのかと、不安が倍増してしまいます。
電話で直接確認するのが確実な方法です

○電話をかける時間帯に注意
応募先に電話をかけるときに注意をしなければいけないのは、タイミングです。

多忙な時間帯、人手が少ない時間帯は避けるのがマナー。たとえば、始業時間直後はミーティングをしていたり、業務もたまっていて忙しいことが想像できます。また、昼休み前後も避けた方が良い時間帯。

特に介護施設の場合は、食事の準備や介助などでお昼時は多忙な時間帯です。夜間も人手が減りますし、担当者と連絡がつく可能性も低いので避けましょう。

面接日が迫っていて、至急確認をとる必要がある場合など、本来は避けるべき時間帯にかけなければいけないこともあるでしょう。その場合は、「お忙しい時間帯に恐れ入ります。いま、お時間よろしいでしょうか」と最初に都合を尋ねると印象を悪くせずに済みます。

○フルネームで名乗る
電話をかけるときの基本は、相手に簡潔に伝えること。まずは、自分がどういう者か伝えることが大事です

そこで、「○月○日に面接のお約束をさせていただいている○○ ○○と申します」というように、面接予定者であることと、フルネームを伝えるようにしてください。

○「再確認のため」というスタンスで
「時間を忘れた」とストレートに伝える必要はありません。面接を軽視している印象を与えかねないので、「忘れた」「メモをなくした」などのネガティブワードは避けるべきです。「再確認のため連絡をした」と伝えるようにしましょう

<問い合わせ例文>
「面接の開始時間について再度確認いたしたく、ご連絡させていただきました」

あやふやな記憶で「○時で間違いないでしょうか?」と尋ねるのは、かえって墓穴を掘る可能性があるので避けた方が良いでしょう。

○丁寧に、ハキハキと話す
面接時間を忘れたことをネガティブに考えると、トーンも暗くなってしまいがちです。面接に前向きに取り組んでいる積極的な印象を与えるよう、意識してハキハキと話しましょう

相手にはっきり伝わるよう、ゆっくりと丁寧に話すのが、電話のかけ方の基本です。

○用件をまとめておく
業務中に時間を取らせてしまうわけですから、できるだけ短時間で終わらせる気配りも必要です

そのため、採用担当者の名前、確認すべき点などを事前にまとめ、手元に置きながら話すことをオススメします。

○面接当日にひと言添える
面接時間に限らず、電話で何か問い合わせをしたときは、面接の場で「先日はお忙しいところ、お電話でお問い合わせを失礼いたしました」とひと言添えると、丁寧な印象を与えることができます。

面接時間を忘れないためのコツ

面接時間を忘れないためのコツ
そもそも再確認せずに済むよう、しっかり管理をしておくのがベスト。面接日時を忘れないようにするためのコツを紹介します。

○あらかじめ、メールで再確認しておく
電話で時間を通知された場合や、やりとりの中で時間を設定したケースでは、電話のあとからメールで念押しの確認をしておくと、忘れるリスクを回避できます。

○メモや筆記用具を必ず用意しておく
応募先との電話のやりとりをする際は、必ずメモや筆記用具を手元に置いておき、すぐに書き取る準備をしておきましょう。

電話で話しながらメモを取ると、うっかり書き間違える可能性もあります。電話を切る前に、メモを見ながら日時を復唱して確認するようにしましょう

○スマートフォンのアプリでスケジュール管理
手書きのメモだけだと紛失する可能性もあります。
そこで、スマートフォンのアプリを利用すると便利です。面接日時を設定しておけば、スケジュール管理しやすくなります。

 

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